Política de Privacidad y Tratamiento de Datos

1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a través de este sitio web y de la plataforma Flowventa es:

2. Alcance y aceptación

Esta política aplica a:

• Los visitantes de este sitio web y de cualquier subdominio operado por Flowventa.
• Los clientes y usuarios autorizados que contratan y utilizan la plataforma Flowventa.
• Las personas que interactúan con nuestros canales de contacto (WhatsApp, correo electrónico, línea telefónica, formularios).
• Los usuarios finales que conversan con agentes de inteligencia artificial o flujos automatizados operados por nuestros clientes sobre la infraestructura de Flowventa, en los términos descritos en la sección 3.

Al utilizar nuestros servicios, usted declara haber leído y comprendido esta política. El tratamiento de sus datos se realiza únicamente con las bases legales indicadas en la sección 6.

3. Roles: Responsable y Encargado

Es importante distinguir dos escenarios distintos, porque de ellos depende a quién debe dirigirse usted para ejercer sus derechos:

3.1. Flowventa como Responsable (Data Controller)

Cuando tratamos datos de nuestros propios prospectos, clientes, proveedores y visitantes del sitio web —por ejemplo, cuando usted nos escribe para solicitar una demostración—, Flowventa actúa como Responsable del tratamiento y determina las finalidades del mismo.

3.2. Flowventa como Encargado (Data Processor)

Cuando nuestros clientes usan la plataforma para atender a sus propios usuarios finales, es el cliente quien actúa como Responsable de esos datos y Flowventa actúa como Encargado, tratando la información únicamente conforme a las instrucciones documentadas del cliente y a lo pactado en el contrato de servicios y su anexo de tratamiento de datos.

En consecuencia:

• El cliente es responsable de obtener la autorización previa, expresa e informada (opt-in) de sus usuarios finales antes de contactarlos por WhatsApp, y de publicar su propia política de privacidad.
• Si usted es un usuario final y desea ejercer derechos sobre datos tratados por cuenta de un cliente nuestro, debe dirigirse a ese cliente. Si nos contacta directamente, remitiremos su solicitud al Responsable correspondiente y se lo informaremos, sin perjuicio de que le prestemos asistencia razonable.
• Flowventa no utiliza los datos de los usuarios finales de sus clientes para finalidades propias distintas de la prestación, seguridad y mantenimiento del servicio.

4. Datos que tratamos

No solicitamos más información de la necesaria para las finalidades declaradas. Las categorías de datos son:

4.1. Datos que usted nos proporciona

• Datos de identificación y contacto: nombre y apellidos, número de teléfono móvil, correo electrónico, cargo, empresa, país y ciudad.
• Datos de facturación: razón social, NIT o documento de identidad, dirección fiscal, régimen tributario y datos de la transacción. No almacenamos números completos de tarjetas de crédito; los pagos se procesan a través de pasarelas certificadas PCI-DSS.
• Datos de la cuenta: nombre de usuario, credenciales cifradas mediante funciones hash irreversibles, preferencias y configuración de los flujos.
• Contenido de soporte: los mensajes, adjuntos y descripciones que nos envía al solicitar asistencia.

4.2. Datos de conversaciones de WhatsApp

Para operar los agentes de IA sobre la WhatsApp Business Platform tratamos:

• El número de teléfono y el nombre de perfil del usuario final tal como los entrega la API de WhatsApp.
• El contenido de los mensajes intercambiados (texto, imágenes, audio, documentos, ubicación y respuestas de botones o listas) cuando resulta necesario para generar la respuesta del agente y mantener el historial de la conversación.
• Metadatos de la conversación: identificadores de mensaje, marcas de tiempo, estado de entrega y lectura, categoría de la conversación, plantillas utilizadas y etiquetas de clasificación.
• Identificadores técnicos de la cuenta: WhatsApp Business Account ID, Phone Number ID y tokens de acceso, que se almacenan cifrados.

Los mensajes de WhatsApp están cifrados de extremo a extremo entre el usuario final y la Cloud API de Meta. Flowventa accede al contenido en el punto en que Meta lo entrega a la aplicación autorizada por el cliente, tal como lo permite la WhatsApp Business Platform.

4.3. Datos recolectados automáticamente

• Datos técnicos: dirección IP, tipo y versión de navegador, sistema operativo, idioma, zona horaria y resolución de pantalla.
• Datos de uso: páginas visitadas, fecha y hora de acceso, acciones realizadas en la plataforma y registros de auditoría (logs).
• Cookies y tecnologías similares: según se detalla en la sección 15.

4.4. Datos sensibles y de menores

Flowventa no solicita ni requiere datos sensibles (origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, datos de salud, datos biométricos o datos relativos a la vida sexual) ni datos de niñas, niños y adolescentes. Usted no está obligado a suministrar datos sensibles y, si decide compartirlos voluntariamente en una conversación, entiende que lo hace por su propia iniciativa. Cuando detectamos que se han remitido datos sensibles sin base legal, los eliminamos.

Nuestros clientes se obligan contractualmente a no procesar datos sensibles ni datos de menores a través de la plataforma sin contar con la autorización cualificada exigida por la ley aplicable.

5. Finalidades del tratamiento

Tratamos los datos personales exclusivamente para las siguientes finalidades:

1. Prestar el servicio: crear y administrar cuentas, configurar y ejecutar los agentes de IA y los flujos de automatización, y entregar y recibir mensajes a través de la WhatsApp Business Platform.
2. Atender su solicitud: responder consultas, agendar demostraciones, elaborar cotizaciones y prestar soporte técnico.
3. Gestión contractual y contable: facturar, recaudar, emitir documentos tributarios y cumplir obligaciones fiscales.
4. Seguridad, integridad y prevención del abuso: detectar, investigar y mitigar fraude, spam, accesos no autorizados, abuso de la plataforma e incumplimientos de las políticas de Meta.
5. Mejora del servicio: medir el desempeño, diagnosticar errores y analizar el uso de manera agregada o anonimizada.
6. Comunicaciones operativas: notificar cambios en el servicio, incidencias, actualizaciones de seguridad y modificaciones a estos documentos.
7. Comunicaciones comerciales: enviar información sobre productos, contenidos y promociones de Flowventa, únicamente cuando usted lo haya autorizado y con posibilidad de retiro en cualquier momento.
8. Cumplimiento legal: atender requerimientos de autoridades judiciales o administrativas competentes y ejercer o defender derechos en procesos legales.

No utilizamos sus datos para finalidades incompatibles con las anteriores. Si en el futuro requerimos una finalidad nueva, solicitaremos su autorización previa.

6. Base legal y autorización

El tratamiento se sustenta, según el caso, en:

• Su autorización previa, expresa e informada (artículo 9 de la Ley 1581 de 2012; artículo 6.1.a del RGPD), otorgada mediante casillas de verificación, aceptación en línea, respuesta afirmativa por WhatsApp u otro medio que permita su posterior consulta. Conservamos prueba de la autorización otorgada.
• La ejecución de un contrato o de medidas precontractuales solicitadas por usted (artículo 6.1.b del RGPD).
• El cumplimiento de una obligación legal aplicable al responsable (artículo 6.1.c del RGPD).
• El interés legítimo en la seguridad de la plataforma y la prevención del fraude, cuando no prevalezcan sus derechos y libertades (artículo 6.1.f del RGPD).

6.1. Consentimiento específico para mensajería por WhatsApp

La Política de Mensajería Empresarial de WhatsApp exige que exista un opt-in previo antes de enviar mensajes a una persona. En consecuencia:

• Solo se contacta por WhatsApp a personas que hayan manifestado de forma verificable su voluntad de recibir mensajes, indicándoles con claridad el nombre del negocio y el tipo de mensajes que recibirán.
• Toda conversación permite solicitar la interrupción de los mensajes escribiendo BAJA, STOP o CANCELAR; la solicitud se atiende de inmediato y se registra.
• No adquirimos, alquilamos ni utilizamos listas de números telefónicos obtenidas de terceros sin autorización del titular, y prohibimos contractualmente esa práctica a nuestros clientes.

7. Tratamiento de datos provenientes de las plataformas de Meta

Flowventa se integra con la WhatsApp Business Platform y con las API de Meta. Respecto de los datos obtenidos por esa vía (Platform Data), asumimos los siguientes compromisos exigidos por las Condiciones de la Plataforma de Meta:

• No vendemos, licenciamos ni monetizamos los datos de la plataforma, ni los cedemos a intermediarios de datos (data brokers), agregadores de información o servicios de vigilancia.
• No utilizamos los datos de la plataforma para publicidad: no los empleamos para segmentar anuncios, construir audiencias publicitarias, enriquecer perfiles publicitarios ni alimentar herramientas de ad targeting propias o de terceros.
• No usamos los datos para tomar decisiones sobre elegibilidad en materia de crédito, empleo, vivienda, seguros, educación, becas, inmigración o beneficios públicos, ni para ningún fin discriminatorio.
• Solicitamos únicamente los permisos mínimos necesarios (principio de minimización) para las funcionalidades que efectivamente ofrecemos, y no intentamos eludir los controles, límites de tasa o mecanismos de revisión de la plataforma.
• No transferimos los datos de la plataforma a terceros distintos de los proveedores de servicio estrictamente necesarios, los cuales quedan obligados por escrito a estándares de protección equivalentes o superiores a los aquí descritos.
• Eliminamos los datos de la plataforma cuando ya no son necesarios para la finalidad autorizada, cuando el cliente revoca el acceso o desinstala la aplicación, cuando Meta o el titular lo solicitan, o cuando termina la relación contractual, salvo obligación legal de conservación.
• Mantenemos medidas de seguridad adecuadas al riesgo y cooperamos con las auditorías o requerimientos de información razonables que Meta formule para verificar el cumplimiento de sus condiciones.
• Flowventa es una plataforma independiente y no está afiliada, patrocinada ni respaldada por Meta Platforms, Inc., WhatsApp LLC ni sus filiales. Las marcas WhatsApp y Meta pertenecen a sus respectivos titulares y se mencionan únicamente con fines descriptivos e informativos.

El uso de WhatsApp por parte del usuario final se rige adicionalmente por la Política de Privacidad de WhatsApp y por las Condiciones de Servicio Empresarial de WhatsApp, documentos sobre los cuales Flowventa no tiene control.

8. Inteligencia artificial y decisiones automatizadas

Nuestros agentes conversacionales utilizan modelos de lenguaje de gran escala provistos por terceros para interpretar los mensajes y generar respuestas. Al respecto:

• Divulgación: los agentes se identifican como asistentes automatizados y ofrecen en todo momento la posibilidad de ser atendido por una persona.
• Sin entrenamiento de modelos públicos: el contenido de las conversaciones no se utiliza para entrenar ni afinar modelos de terceros de propósito general. Contratamos a nuestros proveedores de IA bajo modalidades que excluyen expresamente el uso del contenido para entrenamiento y que limitan su retención al tiempo estrictamente necesario para procesar la solicitud.
• Minimización en el prompt: solo se envía al modelo la porción de la conversación necesaria para responder. Cuando es técnicamente posible, se enmascaran identificadores directos.
• Intervención humana: usted tiene derecho a no ser objeto de decisiones basadas únicamente en tratamiento automatizado que produzcan efectos jurídicos o le afecten significativamente, a obtener una explicación y a solicitar la revisión humana de la decisión.
• Supervisión de calidad: podemos revisar muestras de conversaciones para corregir errores, prevenir abusos y mejorar la precisión del servicio, bajo controles de acceso y deber de confidencialidad.

9. Compartición con terceros y encargados

No vendemos sus datos personales. Compartimos información únicamente con las siguientes categorías de destinatarios, en la medida necesaria y bajo acuerdos que imponen obligaciones de confidencialidad y seguridad:

También podemos transferir datos en el marco de una fusión, adquisición o reorganización empresarial, en cuyo caso se lo informaremos y el adquirente quedará sujeto a esta política.

Puede solicitar el listado actualizado y nominado de nuestros encargados y subencargados escribiendo a soporte@flowventa.com.

10. Transferencias internacionales de datos

Algunos de nuestros proveedores operan servidores fuera de Colombia, principalmente en los Estados Unidos de América y en la Unión Europea. Al utilizar el servicio usted autoriza expresamente estas transferencias y transmisiones internacionales.

Toda transferencia se ampara en al menos uno de los siguientes mecanismos:

• La autorización expresa e inequívoca del titular para la transferencia (artículo 26, literal a, de la Ley 1581 de 2012).
• La transferencia a países declarados con nivel adecuado de protección por la Superintendencia de Industria y Comercio o por la Comisión Europea.
• La suscripción de cláusulas contractuales tipo y de acuerdos de tratamiento de datos con garantías equivalentes.
• La necesidad de la transferencia para la ejecución del contrato celebrado con usted.

11. Conservación y eliminación de datos

Conservamos los datos únicamente durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades declaradas y las obligaciones legales aplicables:

Vencidos los plazos, los datos se eliminan de forma segura o se anonimizan de manera irreversible, de modo que ya no permitan identificar a una persona. Los datos anonimizados o agregados pueden conservarse indefinidamente con fines estadísticos.

Si desea solicitar la eliminación de sus datos, consulte nuestras Instrucciones de Eliminación de Datos.

12. Seguridad de la información

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables y proporcionales al riesgo, entre ellas:

• Cifrado en tránsito mediante TLS 1.2 o superior y cifrado en reposo de la información almacenada.
• Almacenamiento de credenciales mediante funciones hash con sal, y de tokens y secretos en bóvedas cifradas.
• Control de acceso basado en roles, principio de mínimo privilegio y autenticación multifactor para el personal con acceso a sistemas productivos.
• Segregación de ambientes de desarrollo, pruebas y producción.
• Registros de auditoría, monitoreo de eventos y alertas ante accesos anómalos.
• Copias de seguridad cifradas y pruebas periódicas de restauración.
• Acuerdos de confidencialidad con el personal y con los proveedores.
• Revisión periódica de dependencias, actualizaciones de seguridad y gestión de vulnerabilidades.

Ningún sistema es absolutamente invulnerable. Por ello, aunque nos esforzamos por proteger su información, no podemos garantizar una seguridad absoluta frente a eventos ajenos a nuestro control razonable.

13. Derechos del titular

Como titular de datos personales usted tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos frente al responsable o encargado, especialmente cuando sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error o cuyo tratamiento esté prohibido.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo en los casos en que la ley exceptúe este requisito.
• Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la Ley 1581 de 2012.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías legales, o cuando no exista un deber legal o contractual que impida la eliminación.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales objeto de tratamiento.

Adicionalmente, si le resulta aplicable el RGPD, cuenta con los derechos de acceso, rectificación, supresión (derecho al olvido), limitación del tratamiento, portabilidad de los datos, oposición y a no ser objeto de decisiones individuales automatizadas, así como a retirar el consentimiento en cualquier momento y a presentar reclamación ante su autoridad de control.

Si le resulta aplicable la CCPA/CPRA de California, tiene derecho a saber qué información personal se recopila y con quién se comparte, a solicitar su eliminación y corrección, a optar por no participar en la venta o compartición de información personal —práctica que Flowventa no realiza— y a no sufrir discriminación por ejercer sus derechos.

14. Cómo ejercer sus derechos

Puede ejercer sus derechos de forma gratuita a través de cualquiera de estos canales:

• Correo electrónico: soporte@flowventa.com, indicando en el asunto «Protección de Datos».
• WhatsApp o teléfono: +57 318 381 8482.
• Correspondencia física: Calle 15 # 69-81, Cali, Valle del Cauca, Colombia.

Para atender su solicitud necesitamos: su nombre completo, un documento o dato que permita verificar razonablemente su identidad, el canal de respuesta, la descripción clara de los hechos y del derecho que desea ejercer, y los documentos que quiera hacer valer. Si la solicitud es presentada por un tercero, deberá acreditar la representación.

Plazos de respuesta (Ley 1581 de 2012):

• Consultas: se atienden en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Cuando no sea posible, se informará al interesado y se atenderá a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
• Reclamos: se resuelven en un término máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo, prorrogables hasta por ocho (8) días hábiles más, informando previamente los motivos de la demora y la fecha de respuesta. Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes; si transcurridos dos (2) meses no aporta la información, se entenderá desistido.

Bajo el RGPD, las solicitudes se atienden dentro de un (1) mes, prorrogable por dos meses adicionales en casos complejos.

Antes de acudir a la autoridad de control, la ley colombiana exige haber agotado previamente el trámite de consulta o reclamo ante el responsable.

15. Cookies y tecnologías similares

Utilizamos cookies y tecnologías equivalentes para operar el sitio y comprender su uso. Las clasificamos así:

Este sitio carga recursos de terceros (fuentes tipográficas y bibliotecas de estilos servidas por Google y por proveedores de CDN), que pueden registrar su dirección IP al entregar dichos recursos. No utilizamos píxeles de seguimiento publicitario ni cookies de remarketing.

Puede bloquear o eliminar las cookies desde la configuración de su navegador. Tenga en cuenta que deshabilitar las cookies estrictamente necesarias puede afectar el funcionamiento del sitio.

16. Menores de edad

Nuestros servicios están dirigidos exclusivamente a personas mayores de 18 años que actúan en el ámbito de una actividad empresarial o profesional. No recolectamos de forma consciente datos de niñas, niños o adolescentes. Si detectamos que hemos recibido información de un menor sin la autorización de su representante legal, procederemos a su eliminación. Si usted es representante legal de un menor y considera que hemos tratado sus datos, contáctenos y atenderemos su solicitud de forma prioritaria.

17. Incidentes de seguridad

Contamos con un procedimiento de gestión de incidentes. En caso de una violación de los códigos de seguridad o de pérdida, acceso o divulgación no autorizada de datos personales:

• Contendremos y evaluaremos el incidente e implementaremos medidas correctivas.
• Reportaremos el incidente a la Superintendencia de Industria y Comercio a través del Registro Nacional de Bases de Datos, dentro de los plazos establecidos por la autoridad.
• Cuando aplique el RGPD, notificaremos a la autoridad de control competente dentro de las 72 horas siguientes a que tengamos conocimiento del incidente.
• Informaremos a los titulares afectados y a nuestros clientes sin dilación indebida cuando el incidente pueda entrañar un riesgo para sus derechos.

Si detecta una vulnerabilidad de seguridad, le agradecemos reportarla de forma responsable a soporte@flowventa.com.

18. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política para reflejar cambios legales, tecnológicos o en nuestras operaciones. La versión vigente será siempre la publicada en esta página, con indicación de la fecha de última actualización. Cuando los cambios sean sustanciales, los comunicaremos con al menos diez (10) días hábiles de antelación mediante un aviso en el sitio web, por correo electrónico o a través de la plataforma. Si los cambios requieren nueva autorización, la solicitaremos antes de aplicarlos.

19. Ley aplicable y autoridad de control

Esta política se rige por las leyes de la República de Colombia, en particular la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (que compiló el Decreto 1377 de 2013) y la Ley 1266 de 2008 en lo que resulte aplicable.

La autoridad de control es la Delegatura para la Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio: www.sic.gov.co.

20. Contacto